La riduzione dei costi è una pratica integrata nel DNA di ogni azienda. Oggi dobbiamo sforzarci di essere sempre più competitivi. Alleggerimento dei processi, scommettere sull’innovazione, ottimizzare le risorse e l’uso delle ICT (Information and Communication Technologies), sono alcuni dei punti chiave che compongono l’indice del manuale dell’imprenditore.
Un’applicazione dell’ICT al mondo delle imprese è la gestione dei documenti, che riduce i costi e i tempi.
Un’azienda gestisce un gran numero di documenti, che vengono passati da un reparto all’altro a seconda delle necessità o sono conservati, se necessario, in modo da poterli recuperare quando necessario. Pertanto, avere un ordine di classificazione è di vitale importanza. Questi documenti si accumulano sempre più, occupando spazio e rendendo l’archiviazione un compito rudimentale. Troppa carta che potrebbe essere ridotta con l’informatizzazione, a vantaggio dell’ambiente e dell’azienda stessa.
La soluzione viene dalla mano dell’ICT, evolviamo e informatizziamo le pratiche dell’azienda. Una buona gestione dei documenti ci farà risparmiare sui costi e sui rischi di conservazione, oltre a facilitare la trasmissione e l’utilizzo delle informazioni.
Diamo un’occhiata più da vicino a ciò che riguarda la gestione dei documenti.
La gestione dei documenti consiste nell’esternalizzare i compiti associati ai documenti dell’azienda. Un’azienda specializzata nella gestione dei documenti ne sarà responsabile.
Quali servizi offre un’azienda dedicata alla gestione dei documenti?
Prima di tutto, libera spazio sui vostri scaffali. Conservate nei vostri magazzini tutti quei documenti che non sono necessari quotidianamente ma che devono essere conservati. Che un giorno ne avrete bisogno, potrete smaltirli senza problemi. Sono classificati in modo che, se necessario, possano essere trovati facilmente.
Un altro vantaggio è la digitalizzazione dei documenti che si ritiene precisa e la sua introduzione nel data base dell’azienda specializzata, da dove poter avere i file in qualsiasi momento e con grande facilità (classificati per campi diversi) da qualsiasi terminale autorizzato e lavorare con loro con maggiore velocità.
Un altro servizio offerto dalle società di gestione documentale è la distruzione sicura dei documenti che non sono più necessari. Può sembrare un compito semplice, ma se si libera spazio si riducono i costi ed è proprio questo il punto.
In breve, aderire al carrello di gestione dei documenti è un impegno ad alleggerire i processi. Oggi è sempre più importante perché le aziende si stanno rendendo conto che per sopravvivere all’agguerrita concorrenza, non solo devono innovare nel prodotto o servizio finale, ma anche nella propria struttura per essere più efficienti.