Una orden de compra, también llamada orden de pedido, es un documento mediante el cuál el comprador solicita mercancías al vendedor.
De esta forma, lo que hacemos es documentar nuestras necesidades de productos. Lo habitual es enviar este documento al proveedor para que este suministre dicho pedido. Hoy en día se suele hacer vía correo electrónico o desde la propia web del vendedor. El objetivo es poder contrastar con posterioridad el albarán de entrega con esta orden y anotar posibles incidencias, así como tener por escrito las condiciones de dicho pedido.
El proceso en una orden de compra
En primer lugar se debe averiguar las necesidades que tenemos. Una vez elegido el proveedor adecuado se emite dicha orden de pedido. El vendedor recibe el original y el comprador se queda con una copia. El vendedor sirve el pedido y adjunta un albarán de entrega que se coteja con este. Si hay algo no suministrado, queda como pendiente.
Este documento tiene utilidad para ambas partes. El comprador puede controlar el tipo o la cantidad de gasto y hacer una previsión de pagos. El vendedor puede organizar sus diferentes pedidos y hacer una previsión de cobros. En ambos casos, los programas de gestión e incluso una hoja de cálculo son de gran ayuda. Por otro lado, a efectos legales, una vez aceptada compromete a ambas partes en el intercambio acordado.
Contenido del documento
Normalmente suelen ser los mismos datos necesarios en un albarán, solo que en el membrete aparecerá la expresión “Orden de pedido” o similar. Los detallamos a continuación:
- Datos del comprador y del vendedor. Es muy importante el número de identificación fiscal de cada país. También la dirección fiscal.
- Fecha y lugar de emisión del pedido. La primera es esencial, sobre todo para controlar el tiempo que tarda nuestro proveedor en suministrarlo. De esta forma, podemos evitar rupturas de stocks.
- Nombre y referencia del producto. También se incluye la cantidad pedida, el precio y los posibles descuentos, promociones o bonificaciones.
- El método de pago elegido, así como los plazos y cantidades a pagar en su caso. Este punto es importante para gestionar correctamente la tesorería.
- Coste total, posibles gastos de transporte, seguros o similares y, como parte esencial, la firma autorizada.
- Fecha y modo de entrega. En este punto, a la entrega se hará llegar al cliente un albarán para que lo firme, que suele llevar adjunta la orden. También hay que apuntar las posibles incidencias o aquello que no se haya suministrado.
Lo cierto es que estos requisitos tan estrictos a veces se suavizan, dependiendo de la relación comercial y de confianza. En muchas ocasiones los pedidos se realizan verbalmente o por teléfono. Incluso se puede solicitar por correo electrónico pero sin que exista un documento de pedido. Aun así, conviene tener un control de dichos pedidos siempre.
Un ejemplo de documento de pedido
Vamos a ver un ejemplo de lo que podría ser un documento de pedido. En él podemos observar todos los datos necesarios y posibles descuentos y gastos relacionados con el suministro de dichas mercancías. También el espacio reservado para incidencias y para la firma de la persona que recibe la mercancía.