Il back office è l’insieme dei compiti, delle attività, delle posizioni e delle procedure volte a fornire supporto e assistenza alla società nella sua gestione.
Questo termine anglosassone si riferisce a tutti quei compiti che sono “dietro” l’attività, senza contatto diretto con il cliente ma che coinvolgono la gestione e il movimento reale in un’organizzazione, e si oppone al termine front office, che definisce quei compiti e attività a diretto contatto con i clienti, essendo così il volto visibile di un’organizzazione contro un’altra.
Nel back office i servizi sono gestiti dall’interno dell’azienda, anche se implicano indirettamente un lavoro intra-organizzativo tra dipartimenti segnalati dall’esterno dalle informazioni fornite dai servizi di front office.
In generale, nelle grandi aziende le funzioni sono di solito separate da dipartimenti, fornendo supporto e servizio allo scopo generale dell’organizzazione. I reparti che possono essere considerati back office sono quindi principalmente il team di tecnici informatici, le risorse umane, la contabilità e la finanza e la comunicazione aziendale. Questi reparti non sono a diretto contatto con il cliente, ma sostituiscono le funzioni di gestione interna e raggiungono gli obiettivi. Per questo motivo, tutte queste unità organizzative supportano l’amministrazione delle vendite che è responsabile della vendita e della negoziazione con i clienti, nel caso di società commerciali, e il cui front office sarebbe proprio l’amministrazione delle vendite.
Il back office in IT
All’interno del reparto IT, il back office si riferisce anche a quei compiti che vengono riflessi, salvati e danno supporto da un secondo livello, come il call center per la risoluzione degli incidenti, i server che salvano e trasmettono le informazioni, così come fanno i backup, e in generale, tutti quei compiti che danno supporto.
Inoltre, gli elementi che servono a svolgere le suddette attività, quali dispositivi mobili, computer, telefoni cellulari e altre apparecchiature informatiche e di comunicazione, potrebbero essere considerati back office.