I libri contabili sono quei documenti che riflettono e danno forma a tutte le informazioni economiche, finanziarie e contabili di una società. In altre parole, tutti i dati necessari per comprendere il funzionamento economico e finanziario di una società sono riportati nei libri contabili.
Tali libri sono periodicamente aggiornati in coincidenza con l’esercizio. All’inizio di un nuovo esercizio finanziario vengono creati anche nuovi libri contabili. Ad esempio, nel corso del 2016 l’azienda inserirà le informazioni nei libri contabili di quell’anno. All’inizio del 2017, i libri per il 2016 sono chiusi e vengono creati nuovi libri, che saranno i libri del 2017. In alcuni paesi l’anno fiscale non coincide con l’anno solare
Tradizionalmente, nei libri contabili, le informazioni venivano registrate su carta. Tuttavia, con l’avvento delle nuove tecnologie, i libri contabili hanno cominciato ad essere accettati in formato digitale o informatico.
Le registrazioni contabili possono essere obbligatorie o volontarie.
Libri contabili obbligatori
Esiste una serie di libri contabili che sono obbligatori perché stabiliti dal legislatore. Anche se l’uno o l’altro può essere stabilito in ogni paese, i più comuni sono i seguenti:
- Giornale: Il Giornale registra tutte le transazioni effettuate dalla società. Visivamente si configura come una successione di registrazioni contabili, ordinate cronologicamente.
- Libro d’inventario: il libro d’inventario comprende il cosiddetto bilancio di prova. Ciò significa che tutti i conti con il saldo della società (attività, passività, patrimonio netto, spese e ricavi) sono periodicamente aggiornati. L’ultimo bilancio di prova deve coincidere con il bilancio redatto per i conti annuali. Inoltre, il saldo iniziale e il cosiddetto inventario delle scorte devono essere inclusi nel libro delle scorte, ossia le unità fisiche che compongono le scorte dell’azienda e la loro valutazione (utilizzando uno dei metodi di valutazione accettati).
- Conti annuali: I conti annuali sono rapporti finanziari che riflettono le informazioni economiche e finanziarie della società. I conti annuali sono 5 documenti: Stato patrimoniale, conto economico, prospetto delle variazioni del patrimonio netto, rendiconto finanziario e relazione annuale. I conti annuali sono redatti una volta all’anno, cioè non vengono modificati periodicamente, come i precedenti.
I libri contabili obbligatori devono essere depositati e legalizzati presso il registro di commercio. Inoltre, devono essere preventivamente approvati dall’Assemblea generale degli azionisti.
Libri contabili volontari
Esiste un’altra serie di libri contabili che il legislatore non rende obbligatoria. Tuttavia, per il funzionamento interno dell’azienda, questi libri contabili sono molto utili e possono migliorare l’efficienza dell’azienda. I libri contabili volontari non richiedono l’approvazione degli azionisti né il deposito e la legalizzazione nel Registro. I più comuni sono i seguenti:
- Libro mastro generale: Il Libro mastro rappresenta una sintesi di tutti i conti contabili. Visivamente, è configurato sotto forma di T, prendendo nota di tutti i movimenti che riguardano l’addebito e l’accredito del conto corrispondente. Ci dà un’immagine visiva molto pratica del saldo che un conto ha in qualsiasi momento dell’esercizio. Il saldo è la differenza tra l’addebito e l’accredito, essendo il saldo dell’addebito quando l’addebito è maggiore dell’accredito e il saldo dell’accredito quando l’accredito è maggiore dell’addebito. Il libro mastro sarebbe costituito da tutte le “T” dei conti contabili (come quella che vediamo qui di seguito).
- Altri libri ausiliari: tra gli altri libri volontari, troviamo il Bank Book (che riflette i movimenti bancari), il Cash Book (che riflette i movimenti di cassa – pagamenti e incassi), il Maturity Book (dove le scadenze delle fatture da pagare e incassare sono riflesse e ordinate cronologicamente, ecc.)