La gestione dei pagamenti è l’insieme dei compiti di gestione, controllo, amministrazione e invio delle transazioni monetarie ai fornitori di un’organizzazione.
L’organizzazione della gestione dei pagamenti è all’interno della tesoreria nel dipartimento finanziario di un’azienda, e a questo corrispondono il lavoro fondamentale dei gestori dei pagamenti è l’organizzazione del denaro che andrà a pagare ai creditori quei documenti di incasso (fatture, debiti, rettifiche..), svolgendo compiti di previsione, controllo e conciliazione dei flussi monetari nell’azienda
Il reparto di gestione dei pagamenti è responsabile della convalida dei fornitori, del controllo dei saldi, dell’invio di denaro e della riconciliazione con i dati del fornitore su base regolare quando viene creato un nuovo profilo del creditore, e a volte è addirittura indispensabile effettuare audit interni sui pagamenti e sui saldi tra fornitore e cliente.
Si differenzia dalla gestione degli incassi per il fatto che, mentre una società gestisce gli incassi a modo suo, cioè può stabilire le sue condizioni, i suoi crediti e il suo segmento a seconda del tipo di cliente, nei pagamenti l’azienda è obbligata ad effettuare i pagamenti secondo le condizioni concordate con il venditore.
Nelle grandi organizzazioni, soprattutto se hanno acquisti importanti, è possibile trovare aree di gestione dei pagamenti specifico e indipendente da altri dipartimenti, dandogli maggiore rilevanza e disponendo di personale specializzato in ciascuno dei compiti precedentemente menzionati, poiché vi è la priorità di gestire i flussi di denaro in uscita da un’organizzazione all’altra. Mentre la ricezione di denaro da parte dei clienti è più controllata, i criteri per le rimesse di denaro devono essere stabiliti.