Il termine preventivo viene utilizzato per indicare un documento informativo che il reparto acquisti di un’azienda o di un istituto utilizza per avviare una trattativa. Questo documento non genera alcuna forma di registrazione contabile, ma è inteso solo a stabilire il prezzo equo di un bene o servizio da acquistare o offrire.
Il preventivo determina il valore effettivo di un bene o servizio. Serve a scoprire quale sarà il costo di un prodotto o di un servizio. Anche nei servizi si usa spesso la parola “citazione”. Chiedete ad un falegname un preventivo per un’opera, ad esempio.
Un’azienda può chiedere al proprio fornitore un preventivo di tre chili di cemento per sapere quanto costerà quel prodotto. Chiedete un preventivo per un bene o un servizio perché il prezzo di solito è molto volubilecioè molto variabile nel tempo. Per questo motivo, l’azienda chiede al suo fornitore di comunicarle quanto costerà il bene o il servizio e questo documento informativo viene utilizzato a tale scopo.